Ochrana osobných údajov

INFORMÁCIE PRE DOTKNUTÉ OSOBY O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

podľa článkov 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)

1. Úvod

Spoločnosť Sola Home II. s.r.o., IČO: 52963268, (ďalej len „Prevádzkovateľ“) spracúva osobné údaje v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie “) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon č. 18/2018 Z. z.“).

Ochrana súkromia a bezpečnosť osobných údajov patria medzi naše základné priority. Osobné údaje spracúvame výlučne na legitímnom právnom základe, v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania a počas doby určenej príslušnými právnymi predpismi alebo nevyhnutnej na splnenie účelu ich spracúvania.

Tieto informácie poskytujeme dotknutým osobám v súlade s článkami 13 a 14 Nariadenia s cieľom zabezpečiť transparentnosť spracúvania osobných údajov a umožniť im efektívne uplatňovať ich práva.

2. Identifikačné údaje prevádzkovateľa

Obchodné meno: Sola Home II. s.r.o.

Sídlo: Kežmarská 311/8, 040 11 Košice, SR

IČO: 52963268

E-mail: info@solahome.sk

Telefón: 0911 337 969

Prevádzkovateľ určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a zodpovedá za ich spracúvanie v súlade s Nariadením.

3. Zásady spracúvania osobných údajov

Pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľ dodržiava najmä zásady ustanovené v článku 5 Nariadenia, a to:

zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť,
obmedzenie účelu spracúvania,
minimalizáciu rozsahu spracúvaných údajov,
správnosť a aktuálnosť údajov,
obmedzenie doby uchovávania,
integritu a dôvernosť spracúvaných údajov,
zodpovednosť za preukázanie súladu spracúvania s Nariadením.

Na zabezpečenie ochrany osobných údajov Prevádzkovateľ prijal primerané technické, organizačné a personálne opatrenia, ktoré zodpovedajú povahe, rozsahu, okolnostiam a účelu spracúvania, ako aj možným rizikám pre práva a slobody fyzických osôb.

Tieto opatrenia zahŕňajú najmä:

riadenie prístupových oprávnení,
ochranu informačných systémov,
pravidelné zálohovanie údajov,
šifrovanie alebo pseudonymizáciu údajov tam, kde je to primerané,
ochranu pred neoprávneným prístupom,
pravidelné školenie oprávnených osôb,
evidenciu bezpečnostných incidentov,
postupy na riešenie porušenia ochrany osobných údajov.

4. Sprostredkovatelia a príjemcovia osobných údajov

V odôvodnených prípadoch môže Prevádzkovateľ poveriť spracúvaním osobných údajov sprostredkovateľov podľa článku 28 Nariadenia.

Prevádzkovateľ využíva výlučne sprostredkovateľov, ktorí poskytujú primerané záruky ochrany osobných údajov a zabezpečujú ich spracúvanie v súlade Nariadením.

Osobné údaje môžu byť sprístupnené najmä týmto kategóriám príjemcov:

poskytovatelia webhostingu,
poskytovatelia IT služieb a technickej podpory,
poskytovatelia cloudových riešení,
účtovnícke a daňové spoločnosti,
advokáti a právni poradcovia,
audítori,
bankové inštitúcie,
notári,
znalci,
geodeti,
zmluvní partneri podieľajúci sa na sprostredkovaní realitných obchodov,
orgány verejnej moci, ak tak ustanovuje právny predpis.

5. Účely spracúvania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje výlučne v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie konkrétneho účelu spracúvania, na základe príslušného právneho základu podľa článku 6 Nariadenia a počas doby nevyhnutnej na splnenie účelu spracúvania alebo po dobu ustanovenú osobitnými právnymi predpismi.

A. Vybavovanie dopytov, otázok a požiadaviek

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom vybavenia dopytu, odpovedania na otázky dotknutých osôb, poskytovania informácií o ponúkaných nehnuteľnostiach a službách, ako aj zabezpečenia následnej komunikácie prostredníctvom telefónu, elektronickej pošty, kontaktného formulára alebo osobného kontaktu.

Kategórie dotknutých osôb

záujemcovia o služby Prevádzkovateľa,
návštevníci webového sídla,
osoby komunikujúce s Prevádzkovateľom.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
telefónne číslo,
e-mailová adresa,
obsah správy alebo požiadavky,
ďalšie údaje dobrovoľne poskytnuté dotknutou osobou.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – oprávnený záujem Prevádzkovateľa spočívajúci v zabezpečení komunikácie so záujemcami o jeho služby.

Doba uchovávania

Do vybavenia dopytu alebo ukončenia komunikácie, najdlhšie však 12 mesiacov od posledného kontaktu, pokiaľ nedôjde k nadviazaniu predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
poskytovateľ webhostingu,
poskytovateľ e-mailových a IT služieb,
poskytovateľ technickej podpory.

B. Predzmluvné vzťahy – sprostredkovanie kúpy, predaja alebo prenájmu nehnuteľnosti

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy na žiadosť dotknutej osoby, prípravy ponuky, vyhľadania vhodnej nehnuteľnosti alebo záujemcu a zabezpečenia komunikácie medzi účastníkmi obchodného prípadu.

Kategórie dotknutých osôb

záujemcovia o kúpu nehnuteľnosti,
záujemcovia o prenájom nehnuteľnosti,
vlastníci nehnuteľností,
budúci prenajímatelia,
budúci nájomcovia.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
adresa pobytu,
telefónne číslo,
e-mailová adresa,
požiadavky na nehnuteľnosť,
údaje o ponúkanej alebo požadovanej nehnuteľnosti,
ďalšie údaje nevyhnutné na zabezpečenie sprostredkovania.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy.

Doba uchovávania

Počas trvania predzmluvných rokovaní a najviac 12 mesiacov od ich ukončenia, ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
druhá zmluvná strana (predávajúci, kupujúci, prenajímateľ alebo nájomca),
poskytovateľ IT služieb.

C. Organizovanie obhliadok nehnuteľností a komunikácia medzi zúčastnenými stranami

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom organizovania obhliadok nehnuteľností, koordinácie stretnutí a zabezpečenia komunikácie medzi vlastníkmi nehnuteľností, záujemcami, prenajímateľmi, nájomcami a ďalšími zúčastnenými osobami.

Kategórie dotknutých osôb

vlastníci nehnuteľností,
predávajúci,
kupujúci,
prenajímatelia,
nájomcovia,
splnomocnené osoby.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
telefónne číslo,
e-mailová adresa,
adresa nehnuteľnosti,
termíny obhliadok,
komunikácia súvisiaca s obchodným vzťahom.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. b) alebo písm. f) Nariadenia – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy alebo oprávnený záujem Prevádzkovateľa spočívajúci v zabezpečení komunikácie so zúčastnenými stranami.

Doba uchovávania

Počas trvania vzťahu alebo predzmluvných rokovaní.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
druhá zmluvná strana,
poskytovateľ IT služieb.

D. Uzatvorenie a plnenie zmluvných vzťahov

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom uzatvorenia, plnenia, evidencie a správy sprostredkovateľských, rezervačných, nájomných, kúpnych a ďalších zmlúv súvisiacich s poskytovaním realitných služieb.

Kategórie dotknutých osôb

klienti,
predávajúci,
kupujúci,
prenajímatelia,
nájomcovia,
splnomocnené osoby.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
titul,
dátum narodenia,
rodné číslo (ak to vyžaduje právny predpis alebo povaha zmluvy),
adresa pobytu,
štátna príslušnosť,
číslo dokladu totožnosti (ak je potrebné),
telefónne číslo,
e-mailová adresa,
bankové spojenie,
podpis,
údaje o nehnuteľnosti,
údaje obsiahnuté v zmluvnej dokumentácii.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia – plnenie zmluvy.

Doba uchovávania

Počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas lehôt ustanovených osobitnými právnymi predpismi alebo do uplynutia premlčacích lehôt na uplatnenie právnych nárokov.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
advokát,
notár,
banka,
kataster nehnuteľností,
znalec,
geodet,
poskytovateľ IT služieb.

E. Evidencia klientov, archivácia dokumentácie a ochrana právnych nárokov

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom vedenia evidencie klientov, archivácie zmluvnej dokumentácie, uchovávania obchodnej komunikácie a ochrany alebo uplatňovania právnych nárokov Prevádzkovateľa.

Kategórie dotknutých osôb

klienti,
bývalí klienti,
zmluvné strany.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Osobné údaje obsiahnuté v zmluvnej dokumentácii, obchodnej komunikácii, protokoloch, dodatkoch a ďalších dokumentoch týkajúcich sa obchodného vzťahu.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia – oprávnený záujem Prevádzkovateľa.

Doba uchovávania

Počas trvania zmluvného vzťahu a po jeho skončení do uplynutia zákonných archivačných lehôt alebo premlčacích lehôt.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
advokát,
audítor,
poskytovateľ archivačných služieb,
poskytovateľ IT služieb.

F. Plnenie zákonných povinností

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom plnenia povinností vyplývajúcich zo všeobecne záväzných právnych predpisov, najmä v oblasti účtovníctva, daní, archivácie, boja proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti (AML) a výkonu kontrolnej činnosti orgánov verejnej moci.

Kategórie dotknutých osôb

klienti,
obchodní partneri,
dodávatelia,
osoby uvedené v účtovných alebo daňových dokladoch.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

Osobné údaje vyžadované príslušnými právnymi predpismi, najmä identifikačné údaje, kontaktné údaje, fakturačné údaje, bankové spojenie, údaje uvedené v účtovných dokladoch a údaje spracúvané podľa AML legislatívy.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia – splnenie zákonnej povinnosti.

Doba uchovávania

Po dobu ustanovenú príslušnými právnymi predpismi (najmä zákonom o účtovníctve, daňovými predpismi, AML legislatívou a registratúrnym poriadkom).

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
účtovník,
audítor,
správca dane,
finančná správa,
orgány činné v trestnom konaní,
súdy,
orgány verejnej moci,
Finančná spravodajská jednotka,
ďalšie oprávnené subjekty podľa osobitných právnych predpisov.

G. Marketingová komunikácia

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom zasielania obchodných oznámení, newsletterov, ponúk nehnuteľností, marketingových informácií a noviniek o službách Prevádzkovateľa.

Kategórie dotknutých osôb

odberatelia newslettera,
osoby, ktoré udelili súhlas so spracúvaním osobných údajov na marketingové účely.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
e-mailová adresa,
telefónne číslo (ak sa využíva na marketingovú komunikáciu).

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia – súhlas dotknutej osoby.

Doba uchovávania

Po dobu 5 rokov alebo do odvolania súhlasu, podľa toho, ktorá skutočnosť nastane skôr.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
poskytovateľ e-mailových služieb,
poskytovateľ IT služieb.

H. Evidencia dodávateľov a obchodných partnerov

Účel spracúvania

Spracúvanie osobných údajov za účelom uzatvárania a plnenia obchodných vzťahov, vedenia evidencie dodávateľov, komunikácie s obchodnými partnermi a zabezpečenia riadneho výkonu podnikateľskej činnosti Prevádzkovateľa.

Kategórie dotknutých osôb

fyzické osoby – podnikatelia,
štatutárni zástupcovia právnických osôb,
kontaktné osoby obchodných partnerov,
dodávatelia služieb.

Rozsah spracúvaných osobných údajov

meno a priezvisko,
obchodné meno,
IČO,
miesto podnikania alebo sídlo,
telefónne číslo,
e-mailová adresa,
pracovná pozícia alebo funkcia,
bankové spojenie,
podpis.

Právny základ

Článok 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia v spojení s § 78 ods. 3 zákona č. 18/2018 Z. z.

Doba uchovávania

Počas trvania obchodného vzťahu a následne počas lehôt ustanovených účtovnými, daňovými a archivačnými predpismi.

Kategórie príjemcov

oprávnené osoby Prevádzkovateľa,
účtovník,
audítor,
banka,
poskytovateľ IT služieb,
orgány verejnej moci v rozsahu ustanovenom právnymi predpismi.

6. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Prevádzkovateľ štandardne neprenáša osobné údaje do krajín mimo Európskej únie ani Európskeho hospodárskeho priestoru.

Ak by k takému prenosu došlo, bude realizovaný výlučne za podmienok ustanovených v kapitole V Nariadenia.

7. Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie podľa článku 22 Nariadenia ani profilovanie, ktoré by malo právne alebo obdobne významné účinky na dotknuté osoby.

8. Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má najmä právo:

na prístup k osobným údajom – máte právo vedieť aké údaje o vás spracúvame, na aký účel a komu ich poskytujeme. Na požiadanie vám vystavíme potvrdenie.
na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov – ak sú vaše údaje nesprávne, neaktuálne alebo neúplné, na vašu žiadosť ich okamžite opravíme.
na výmaz osobných údajov (,,právo na zabudnutie”) – môžete žiadať, aby sme vaše údaje úplne vymazali – napríklad, ak odvoláte svoj súhlas alebo ak už údaje nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali (pokiaľ nám osobitný právny predpis neukladá povinnosť si ich uchovať)
na obmedzenie spracúvania – môžete nás požiadať aby sme spracúvanie vašich údajov pozastavili (nespracúvali ich ale ani nemazali), kým overujeme ich správnosť alebo ak je spracúvanie nezákonné, ale nechcete ich úplne vymazať.
na prenosnosť údajov – máte právo získať svoje údaje v štrukturovanom, bežne používanom formáte a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi.
namietať proti spracúvaniu vykonávanému na základe oprávneného záujmu – ak vaše údaje spracúvame na základe nášho oprávneného záujmu, môžete proti tomuto spracovaniu kedykoľvek namietať.
odvolať udelený súhlas – ak spracúvame údaje na základe vášho súhlasu, môžete ho kedykoľvek a bez udania dôvodu odvolať a my spracovanie ukončíme.
podať návrh na začatie konania dozornému orgánu – ak sa domnievate, že porušujeme pravidlá ochrany osobných údajov, máte právo podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR.

Žiadosti možno uplatniť písomne alebo elektronicky prostredníctvom kontaktných údajov Prevádzkovateľa.

Prevádzkovateľ vybaví žiadosť bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia, pokiaľ Nariadenia neustanovuje inú lehotu.

9. Poskytovanie osobných údajov

Poskytnutie osobných údajov je:

zákonnou povinnosťou, ak to vyžadujú osobitné právne predpisy,
zmluvnou požiadavkou pri uzatváraní alebo plnení zmluvy,
dobrovoľné v prípadoch založených na súhlase.

Neposkytnutie údajov môže mať za následok nemožnosť uzatvorenia alebo plnenia zmluvy.

10. Zverejňovanie osobných údajov

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje, pokiaľ mu takúto povinnosť neukladá právny predpis alebo na to neexistuje iný zákonný dôvod.

11. Náhodne získané osobné údaje

Ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje bez právneho dôvodu alebo mimo rozsahu potrebného na splnenie účelu spracúvania, takéto údaje nebude ďalej systematicky spracúvať. Ak to okolnosti umožňujú, dotknutú osobu o tejto skutočnosti informuje a po vykonaní nevyhnutných úkonov zabezpečí ich bezpečné vymazanie alebo zničenie.

12. Dozorný orgán

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní jej osobných údajov došlo k porušeniu Nariadenia alebo Zákona č. 18/2018 Z. z., má právo podať sťažnosť alebo návrh na začatie konania dozornému orgánu:

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho Business Centrum II
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika

webové sídlo: www.dataprotection.gov.sk
e-mail: statny.dozor@dataprotection.gov.sk

13. Záverečné ustanovenia

Tieto informácie predstavujú splnenie informačnej povinnosti Prevádzkovateľa podľa článkov 13 a 14 Nariadenia. Prevádzkovateľ je oprávnený tento dokument priebežne aktualizovať, najmä v prípade zmien právnych predpisov alebo zmien spôsobu spracúvania osobných údajov.

Aktuálne znenie je vždy dostupné na webovom sídle Prevádzkovateľa www.solahome.sk ako aj vo fyzickej podobe v sídle Prevádzkovateľa.